【集萃網(wǎng)觀察】展臺工作是整個展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個階段。展覽的價值主要在這一階段得到實現(xiàn)。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，準(zhǔn)備工作相當(dāng)于“搭臺”，展臺工作相當(dāng)于“唱戲”。臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。

    展臺工作指展覽會開幕期間展臺工作人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。

    1、展前工作

    展前工作是指展臺人員抵達展出地至展覽會開幕前這一段時間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺工作的前奏。這一段工作的特點：一是時間有限，沒有任何延長的余地，因此相當(dāng)緊張；二是各項籌備工作齊頭并進全面開展，事情多、環(huán)節(jié)多，容易忙亂，因此壓力相當(dāng)大。為了使各項工作按質(zhì)、按量、按時完成，必須進行有效地管理。

    （1）展臺籌備

    第一是計劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細(xì)制定計劃，協(xié)調(diào)安排工作，尤其是相互關(guān)聯(lián)的工作一定要考試周到，比如運輸和施工，施工和布置等。如果幾項工作互相銜接，就必須規(guī)定截止期。在展覽工作中，按時非常重要。各項工作要落實到人。制定好計劃后，可以編制工作進度表。如果展臺規(guī)模小，可以由展臺經(jīng)理一人制定計劃、指揮。如果展臺規(guī)模大，則應(yīng)當(dāng)由各方面具體負(fù)責(zé)人制定細(xì)節(jié)計劃，由展臺經(jīng)理協(xié)調(diào)總計劃。

    第二是布置。工作、時間和人員安排好后，必須通知到每個有關(guān)人員，并將計劃表發(fā)給展臺人員，讓其知道自己的工作任務(wù)、職權(quán)范圍、工作期限。除了讓有關(guān)人員知道自己的工作之外，還應(yīng)該知道相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系。

    第三是監(jiān)督。展覽管理工作中要有檢查、監(jiān)督機制。各方面的負(fù)責(zé)人和展臺經(jīng)理要隨時、頻繁地檢查、監(jiān)督工作進度和質(zhì)量，使展前工作嚴(yán)格按計劃實施。

    第四是協(xié)調(diào)。一旦出現(xiàn)問題，立即設(shè)法調(diào)整、解決。必要時加人、加班。

    第五是檢查。各項工作要檢查驗收。對于委托的工作，比如展臺施工、道具租賃、展品運輸?shù)榷紤?yīng)當(dāng)進行檢查驗收。檢查驗收應(yīng)有書面憑據(jù)。檢查主要是為了保證工作質(zhì)量，同時檢查結(jié)果也是解決糾紛的憑據(jù)。

    第六是聯(lián)絡(luò)工作。展臺人員在抵達展覽會所在地后，應(yīng)當(dāng)接觸到有關(guān)部門，首先，與當(dāng)?shù)卮�理�?lián)系。當(dāng)?shù)卮�理熟悉環(huán)境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會各方面建立聯(lián)系，包括展覽會的新聞中心、問訊處、接待人員、技術(shù)人員、新聞經(jīng)理、以及現(xiàn)場組織經(jīng)理；第三，與運輸公司聯(lián)系，如果是出境展出，還會涉及海關(guān)，也要建立關(guān)系；第四，與施工公司聯(lián)系。如果有可能，與提供展具、服務(wù)等單位也有直接聯(lián)系，這種人際關(guān)系有助于合同對方執(zhí)行合同，并在困難的條件下，能獲得其優(yōu)先服務(wù)；第五，如果是出境展出，與當(dāng)?shù)厥桂^、商務(wù)機構(gòu)聯(lián)系，他們可以提供當(dāng)?shù)厥袌銮闆r。另外，視展出需要與其他有關(guān)方面建立聯(lián)系，比如：如果展出規(guī)模大，展出目的是宣傳，就可以與當(dāng)?shù)匦侣劽襟w建立聯(lián)系。到達展場后，要立即拜見展覽會負(fù)責(zé)人，建立聯(lián)系。

    第七是展品、運輸工作。主要是辦理有關(guān)手續(xù)，將展品運抵展場、進館、就位、開箱、清點、布置。清點要認(rèn)真，根據(jù)編號逐件清點，逐項核對，如果發(fā)現(xiàn)點多、點缺、損壞等情況應(yīng)按規(guī)定填寫原始憑證或受損報告書�？障洳灰獡p壞，包裝材料等要保留在原箱內(nèi)，因為展后不論是出售，回運都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運、儲存。這項工作主要是與運輸公司協(xié)調(diào)好。

    第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會開幕日期和時間完全沒有靈活性。因此，一定要計劃、安排、管理好施工、布置工作，按時按質(zhì)將展臺搭好。

    第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現(xiàn)有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺人員抵達展出地后，主要是直接聯(lián)系、邀請最重要的客戶。與工商會、行業(yè)協(xié)會聯(lián)系，特別是與展出產(chǎn)品有關(guān)的協(xié)會團體聯(lián)系。邀請他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會新聞負(fù)責(zé)人，并熟悉新聞室及其活動安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會的新聞、宣傳、廣告活動。

    第十是公關(guān)工作。如果有比較大的活動，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)比較多。這類工作宜委托給專業(yè)公關(guān)公司辦理。

    第十一是行政工作。辦理入場證、停車證，安排雇傭臨時人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會造成比較大的麻煩。因此也要細(xì)心一一辦妥。