運前：事無巨細做準備

　　一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關備案時，會同時將運輸代理在海關備案。組展商委托了哪家運輸公司，海關才受理哪家公司的報關業(yè)務。

　　將貨物詳情告訴運輸商

　　周宇遜告訴記者，參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業(yè)務。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發(fā)貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。

　　包裝箱的標簽要細致入微

　　在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節(jié)都要寫清楚。

　　周宇遜對記者說：這些雖然是細節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如北京國際展覽中心很大，經(jīng)常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。

　　企業(yè)名稱和日期也應明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會遇到這樣的情況，企業(yè)找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉包出去。展品經(jīng)常會被幾次轉包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。

　　一些大件設備，比如紡織機械等，基本都是大廠商生產(chǎn)的，他們參展通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標識更要全面。周宇遜對記者說：這些方面，歐美國家比較規(guī)范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸貨物進不去艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機或者采取其他的運輸方式。

　　國際展商不能隨意選擇運輸商

　　一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡。國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監(jiān)管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關的規(guī)定，展品進來時暫時不收稅，因為展覽會閉幕后還要出境，在海關監(jiān)管下保證這批貨不會在國內(nèi)隨便賣掉，產(chǎn)生一些逃稅問題。而在眾多運輸公司中，目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運輸?shù)臉I(yè)務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。

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　　運中：緊密聯(lián)系運輸商 發(fā)貨后及時告訴運輸商

　　完成了發(fā)貨準備后，參展商便要發(fā)貨。發(fā)貨后要通知展覽運輸商，告訴對方負責人已經(jīng)發(fā)貨，并將運單傳真過去，將發(fā)了什么樣的貨、通過哪家公司發(fā)的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯(lián)系人不在的情況下，也會由其他負責人根據(jù)文件上的內(nèi)容進行核對。

　　參展商要有專人負責運輸

　　在運輸過程中，并不是將貨物發(fā)完就了事了。與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環(huán)節(jié)應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內(nèi)部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發(fā)生，這樣很容易耽誤時間。

　　靈活應對特殊情況

　　另外，在運輸過程中通常會有一些意外情況發(fā)生。按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到，但經(jīng)常會有例外情況。

    來源：好展會