【集萃網(wǎng)觀察】展臺(tái)工作

    D、展臺(tái)人員在做記錄時(shí)，要爭(zhēng)取盡可能準(zhǔn)確，尤其是潛在客戶(hù)。準(zhǔn)確的記錄有助于后續(xù)工作的針對(duì)性和效率。展臺(tái)接待和洽談?dòng)涗浺�適時(shí)統(tǒng)計(jì)。每天可以簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括觀眾接待數(shù)、觀眾來(lái)源、詢(xún)問(wèn)內(nèi)容、合同洽談數(shù)量和金額等，統(tǒng)計(jì)結(jié)果是每天展后會(huì)議的內(nèi)容之一。對(duì)于一些需要急辦的事則交相應(yīng)部門(mén)、人員盡快辦。在展覽會(huì)閉幕后，可以做復(fù)雜一些的統(tǒng)計(jì)、分析，包括：根據(jù)記錄建立或更新客戶(hù)名單，選編新的展出邀請(qǐng)名單；分析宣傳、廣告、公關(guān)的效率并找出改進(jìn)的方向，統(tǒng)計(jì)后續(xù)工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統(tǒng)計(jì)、分析也要指定人定時(shí)做。對(duì)于一些后續(xù)工作，迅速統(tǒng)計(jì)并立即處理非常重要。

    E、聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作是一項(xiàng)內(nèi)容很廣的工作，在此，主要談及客戶(hù)邀請(qǐng)、接待室、送禮工作。

    客戶(hù)邀請(qǐng)工作是在展前已大規(guī)模做過(guò)。在展覽期間，仍應(yīng)視需要繼續(xù)做客戶(hù)邀請(qǐng)工作。展覽期間的客戶(hù)邀請(qǐng)工作主要限于重要的現(xiàn)有客戶(hù)和潛在客戶(hù)。

    接待室工作是展臺(tái)工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應(yīng)用于有價(jià)值的客戶(hù)和貴賓。事先要向展臺(tái)人員明確說(shuō)明誰(shuí)可以使用、什么時(shí)候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂(lè)、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺(tái)人員休息的場(chǎng)所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級(jí)提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標(biāo)準(zhǔn)要按預(yù)算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。

    展出工作一般都會(huì)配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈(zèng)送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時(shí)送禮來(lái)不及包裝，在送禮后進(jìn)行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時(shí)好相應(yīng)安排。

    F、調(diào)研是展覽會(huì)的重要功能之一。貿(mào)易展覽會(huì)不僅是買(mǎi)賣(mài)場(chǎng)所，也是理想的調(diào)研場(chǎng)所。展覽會(huì)本身就是一個(gè)市場(chǎng)，是一個(gè)人員眾多、氣氛寬松的市場(chǎng)。在展覽會(huì)上做調(diào)研節(jié)省費(fèi)用、節(jié)省時(shí)間。進(jìn)行信息采訪，詢(xún)問(wèn)市場(chǎng)、產(chǎn)品甚至競(jìng)爭(zhēng)者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會(huì)上，展出者和參觀者都不介意回答一些問(wèn)題，有些甚至很樂(lè)意提供意見(jiàn)和建議。而在其他場(chǎng)合，就不是那么容易獲得答復(fù)。據(jù)稱(chēng)，有關(guān)市場(chǎng)的任何問(wèn)題都可以通過(guò)展覽會(huì)的調(diào)研獲得結(jié)果。在展覽會(huì)上的調(diào)研范圍和內(nèi)容可根據(jù)展出需要和條件安排。

    調(diào)研工作可以委托專(zhuān)業(yè)公司做，也可以由展臺(tái)人員自己做。專(zhuān)業(yè)調(diào)研公司的工作質(zhì)量高，但是他們的產(chǎn)品專(zhuān)業(yè)知識(shí)可能不是太精。另外，出于經(jīng)費(fèi)、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調(diào)研工作。

    展場(chǎng)調(diào)研的途徑和方式可以是多種多樣的�？梢砸哉古_(tái)為陣地，主要針對(duì)參觀者做調(diào)研，了解參觀者對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的意見(jiàn)以及建議，詢(xún)問(wèn)參觀者對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的需求和要求，以及參觀者對(duì)市場(chǎng)和發(fā)展趨勢(shì)的看法等等�？梢猿榭諈⒂^其他展臺(tái)，尤其是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展臺(tái)，主要針對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做調(diào)研，收集資料、詢(xún)問(wèn)情況，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展示手段、銷(xiāo)售方式、宣傳方式、新產(chǎn)品、新技術(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、包裝、性能等方面的情況�？梢詤⒓诱褂[會(huì)期間召開(kāi)的研討會(huì)，主要是針對(duì)市場(chǎng)做調(diào)研。展覽會(huì)的研討會(huì)是一個(gè)了解市場(chǎng)和行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的好機(jī)會(huì)。一方面發(fā)言人會(huì)做出推論、預(yù)測(cè)，另一方面參加者所表現(xiàn)出的興趣（比如出席人的多少，出席人的問(wèn)題等）也可以作出預(yù)測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)之一。此外，在研討會(huì)上還可以尋找發(fā)現(xiàn)重要的潛在客戶(hù)。還要以閱讀新聞報(bào)道、貿(mào)易刊物、官方報(bào)告等，了解綜合性質(zhì)和宏觀性質(zhì)的情況。調(diào)研工作不僅僅是收集信息，還包括統(tǒng)計(jì)、分析和總結(jié)。

    G、操作示范。操作表演的展品更能吸引觀眾注意，能使客戶(hù)更加了解產(chǎn)品而使客戶(hù)更快地做購(gòu)買(mǎi)決定。因此，在有能力和條件的情況下，應(yīng)考慮安排操作示范。

    如果安排了操作示范，要事先再三檢查產(chǎn)品，確保能正常操作表演。任何事故不僅會(huì)帶來(lái)難堪、損壞公司形象，也會(huì)直接導(dǎo)致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。此外也要警惕競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會(huì)組織者同意。另外要視情況辦理保險(xiǎn)。操作安排次數(shù)要適當(dāng)，可以定時(shí)操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像設(shè)備，使用時(shí)要控制音量、調(diào)整屏幕角度，不要影響周?chē)�展臺(tái)，避免造成麻煩。

    H、資料工作。展臺(tái)資料包括公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品說(shuō)明、服務(wù)說(shuō)明、展出介紹、價(jià)格單、展臺(tái)人員名片等。展臺(tái)資料需要管理，管理使用得當(dāng)，資料可以有效發(fā)揮宣傳、推銷(xiāo)作用；管理使用不當(dāng)，資料便會(huì)被丟棄、被浪費(fèi)。資料的管理工作包括控制散發(fā)數(shù)量、控制散發(fā)對(duì)象、撤下殘損的資料，添加新的資料、補(bǔ)充庫(kù)存等等。

    資料要有針對(duì)性的散發(fā)。可以分層次地向目標(biāo)觀眾寄發(fā)、散發(fā)。資料可以分為兩類(lèi)：一類(lèi)是可以散發(fā)給每一個(gè)參觀者的簡(jiǎn)單、成本低的資料，包括單頁(yè)和折頁(yè)資料；另一類(lèi)是提供給專(zhuān)業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當(dāng)場(chǎng)提供，最好是展覽會(huì)后郵寄給客戶(hù)。

    供散發(fā)的展臺(tái)資料放在參觀者可以方便拿取的地方，不要對(duì)稱(chēng)地放置、擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免誤認(rèn)為是展示品而不拿取�？梢允褂觅Y料架（臺(tái)），但是要注意擺放位置，不要影響正常展臺(tái)工作，也不要影響觀眾行走。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺(tái)人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺(tái)上，不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費(fèi)。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便于整個(gè)展覽期間都有正常的供應(yīng)。不要在展覽結(jié)束時(shí)，還剩余很多專(zhuān)門(mén)印刷、卻無(wú)法用于其他場(chǎng)合的資料；或者在展覽還沒(méi)有結(jié)束已無(wú)資料可以散發(fā)。

    向客戶(hù)提供貿(mào)易資料編印成本一般很高，控制可以嚴(yán)格一些。資料可以放在接待室內(nèi)或資料柜內(nèi)，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺(tái)人員有選擇地提供給有價(jià)值、真正需要資料的客戶(hù)。據(jù)調(diào)查，許多真正的客戶(hù)往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱在展覽會(huì)上收集到的資料。因此在展臺(tái)上可以不直接提供貿(mào)易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺(tái)人員和參觀者集中精力交談。在進(jìn)行貿(mào)易細(xì)節(jié)洽談時(shí)，可以使用有直接關(guān)系、輔助洽談的資料。若客戶(hù)需要資料，可填寫(xiě)索取表。展出者當(dāng)天或展后安排郵寄。

    具美國(guó)的統(tǒng)計(jì)顯示，50%的人沒(méi)有目的或者目的不明卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館的飯桌上、汽車(chē)座椅上或廢紙簍里。即使拿到辦公室也是放到資料堆里，“有時(shí)間再看”，實(shí)際是不會(huì)有時(shí)間再看的。英國(guó)人稱(chēng)這類(lèi)人為“資料收集者”，沒(méi)有明確目的但是卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類(lèi)人。

    I、活動(dòng)。展覽會(huì)可能會(huì)安排一些活動(dòng)，包括開(kāi)幕式、新聞發(fā)布會(huì)、館日、招待會(huì)、研討會(huì)、貴賓訪問(wèn)、采購(gòu)團(tuán)等等。這些活動(dòng)與展出都有關(guān)系，展出者應(yīng)予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。

    展覽會(huì)開(kāi)幕式是展覽會(huì)最重要的活動(dòng)之一，既有新聞價(jià)值，也在商業(yè)價(jià)值。對(duì)于一般展出者，重要的是利用其商業(yè)價(jià)值。開(kāi)幕式邀請(qǐng)人員都是一些政府官員、工商名流和新聞?dòng)浾�，在開(kāi)幕式當(dāng)天參觀展覽會(huì)的人很多是有價(jià)值的商人。

    首先，展出者一定要在開(kāi)幕前完成全部施工、布置工作。開(kāi)幕后的幾小時(shí)是關(guān)鍵時(shí)刻，對(duì)展出者最為重要。重要人物已到場(chǎng)，重要客戶(hù)通常在展覽會(huì)開(kāi)始時(shí)就參觀。他們巡視展覽，如果展臺(tái)一切安排妥當(dāng)就緒，準(zhǔn)備接待客人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，那么這些重要的客戶(hù)在巡視之后，就會(huì)把這樣的展臺(tái)列為接觸對(duì)象。而仍在施工、布置的展臺(tái)則是作反面宣傳，會(huì)失去這些最重要的客戶(hù)。其次，是了解開(kāi)幕程序和活動(dòng)，包括開(kāi)幕式后貴賓參觀路線。如果可以，做展覽會(huì)組織者的工作，爭(zhēng)取將自己的展臺(tái)包括在貴賓的參觀路線內(nèi)，這將有利于新聞宣傳。第三，確保展臺(tái)人員全部到位，確保展臺(tái)人員著裝整潔、精神飽滿(mǎn)。如果需要，做好攝影和攝像準(zhǔn)備。

    J、現(xiàn)場(chǎng)銷(xiāo)售。有些展出者將展覽會(huì)作為直接銷(xiāo)售的場(chǎng)所，租用小面積的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)，在里面堆滿(mǎn)產(chǎn)品，在展臺(tái)前的過(guò)道上放柜臺(tái)，直接向參觀者銷(xiāo)售。這樣做會(huì)擾亂展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)秩序，展出者本身也很難能過(guò)零售獲得足夠利潤(rùn)。如果展出者認(rèn)為有充分理由零售，可以事先與展覽會(huì)組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個(gè)合適的位置。如果展出者違反規(guī)定強(qiáng)行零售，展覽會(huì)組織者可能也會(huì)采取強(qiáng)行措施，關(guān)閉展臺(tái)。

    在貿(mào)易展覽會(huì)上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿(mào)易展覽會(huì)通常禁止現(xiàn)場(chǎng)零售。貿(mào)易展覽會(huì)是做貿(mào)易的場(chǎng)所，展出者應(yīng)集中精力捕捉潛在客戶(hù)和貿(mào)易機(jī)會(huì)。向大量普通參觀者開(kāi)放消費(fèi)品展覽會(huì)可能允許零售。但是也需要辦理相應(yīng)的手續(xù)并遵守相應(yīng)的管理規(guī)定。