五、 邀請
永遠不要用電話邀請。帶有公司標志的要求信函表明新聞發(fā)布會是很正規(guī)的。信件中最好不注明會議聯(lián)系人的全名和個人電話。愛德曼國際公關(guān)公司認為這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發(fā)布會的細節(jié)。否則，如他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。
如果媒體離公司不遠，就親手送去。注意不要送得太早，以致于邀請信埋沒于文件堆里，但也應(yīng)給對方留出反映的時間�？梢约词闺娫捲儐栃偶欠袢缙谒瓦_，對方是否與會等。
還應(yīng)指出，在填寫新聞發(fā)布會邀請函時應(yīng)考慮一下誰會對本次新聞發(fā)布會內(nèi)容感興趣。例如，新聞只對商業(yè)報刊記者有價值，那就只邀請這些人；如是醫(yī)療新聞，那就邀請醫(yī)療報刊、電視臺醫(yī)療節(jié)目的記者。當然，那些長期報道公司發(fā)展的記者要一并邀請。如拿不準，就先向報刊編輯或電視臺發(fā)信詢問。
六、 新聞通稿與背景材料
每次發(fā)布會都應(yīng)提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、多大報道范圍。新聞通稿最好提前發(fā)給記者，這意味著當記者一來簽到時就能拿到它，這樣就可以一邊聽一邊翻看。愛德曼國際公關(guān)公司建議客戶不必擔心記者在聽講時只瀏覽到材料的標題——因為專業(yè)記者已習(xí)慣于邊搜索信息邊聽講。不過，材料要設(shè)計得便于快速閱讀，勿要冗長拖沓。公司還有想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專業(yè)攝影師在場。
背景材料一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1、 新聞發(fā)布會涉及的新聞時間的要點；
2、 組織發(fā)展簡史；
3、 技術(shù)手冊——如果發(fā)布會的目的在于推介一種新產(chǎn)品或新機器；
4、 發(fā)言人個人介紹及照片；
5、 其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯(lián)系。
新聞通稿和背景材料的封面也應(yīng)加以留意，要打印有公司標志，以建立公眾認知。
七、 房間設(shè)置
新聞發(fā)布會所用的房間大小主要取決于與會的攝影記者。電視攝影記者比報刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機在房間后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在房間前排就座；如只有報刊記者與會，發(fā)言人就可以坐在記者中，當有人提問時就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營造出一種友好氣氛。房間大小要多加留心。房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發(fā)布會的內(nèi)容新聞價值不大。與其這樣，還不如在一個小點兒的房間里好：滿屋座無虛席，還有一些人站在過道里，給人的印象是肯定有很重要的消息!不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其它反射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。
來源：中國禮儀網(wǎng)
